Delegowanie kierowców w UE. Portal do delegowania pracowników w ramach systemu IMI, czyli platforma do delegowania pracowników transportu drogowego do krajów UE
Zgodnie z zapisami Dyrektywy 2022/1057 już od 2 lutego 2022 roku będzie potrzeba używania portalu. Warto jednak dowiedzieć się troszkę więcej o tej nowej formie zgłaszania pracowników. W tym artykule postaram się wprowadzić z zagadnienie, opisać skądi dlaczego, kiedy i jak należy działać już za kilka miesięcy na nowej platformie.
Cofając się troszkę w czasie, 15 lipca 2020 roku powstała Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2020/1057 ustanawiająca przepisy szczególne w odniesieniu do dyrektywy 96/71/WE i dyrektywy 2014/67/UE dotyczące delegowania kierowców w sektorze transportu drogowego oraz zmieniająca dyrektywę 2006/22/WE w odniesieniu do wymogów w zakresie egzekwowania przepisów oraz rozporządzenie (UE) nr 1024/2012.
Dyrektywa ta w pkt. 22, 23, 25 preambuły ma następujące zapisy
(22) Aby ułatwić kontrolę przestrzegania przepisów dotyczących delegowania określonych w niniejszej dyrektywie, przewoźnicy powinni składać zgłoszenia delegowania właściwym organom państw członkowskich, do których delegują kierowców.
(23) W celu zmniejszenia obciążeń administracyjnych spoczywających na przewoźnikach należy uprościć proces przesyłania i aktualizowania zgłoszeń delegowania. W związku z tym Komisja powinna opracować wielojęzyczny publiczny interfejs, do którego przewoźnicy mieliby dostęp i poprzez który mogliby składać i aktualizować informacje o delegowaniu, a także, w razie konieczności, składać inne stosowne dokumenty do IMI.
(25) W celu zapewnienia jednolitych warunków wykonania niniejszej dyrektywy, należy powierzyć Komisji uprawnienia wykonawcze w celu określenia funkcjonalności publicznego interfejsu połączonego z IMI. Uprawnienia te powinny być wykonywane zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 182/2011 (11).
Istotną informacją jest również fakt, że zgodnie z art. 1 pkt. 11a Dyrektywy 2020/1057 obowiązek złożenia przez przewoźnika zgłoszenia delegowania właściwym organom krajowym państwa członkowskiego, do którego kierowca jest delegowany, najpóźniej w momencie rozpoczęcia delegowania właśnie przy pomocy publicznego interfejsu połączonego z IMI.
Wiedząc kiedy i dlaczego, warto się dowiedzieć co to jest i jak z tego nowego systemu należy korzystać, na jakich zasadach wymieniać się informacjami i jakie zalety lub wady będzie on posiadał.
Portal do delegowania w ramach IMI to Internal Market Information System, czyli system wymiany informacji w ramach rynku wewnętrznego Unii Europejskiej. System ten jest zbudowany z trzech modułów: (1) posting declaration, (2) stable establishment and (3) driving and rest times
Na potrzeby tego artykułu „Delegowanie na platformie w ramach IMI „, najważniejszy jest moduł odpowiadający za delegowanie pracowników (posting declaration). Jest to moduł gdzie przewoźnicy z każdego kraju UE będą mogli w ramach przewozów międzynarodowych delegować w nim pracowników w ramach płacy minimalnej. To powoduje, że wszystkie dotychczasowe delegowania w innych systemach np. SIPSI kończą swoją ważność 1 lutego 2022 roku. Link do interfejsu plublicznego połączonego z IMI: Interfejs do delegowania kierowców do UE
Od 2 lutego 2022 roku każdy kierowca w transporcie międzynarodowym,
który będzie jeździł w ramach operacji transportowych, które podlegają pod obowiązek wynagrodzenia dla delegowanych, będzie musiał zostać zgłoszony do każdego kraju poprzez platformę do zgłaszania pracowników w ramach interfejsu połączonego z IMI. Użycie „każdego kraju”, oznacza fakt, że będzie potrzeba zgłoszenia pracowników do krajów, gdzie wcześniej nie było takiej potrzeby np. do Czech.
Ewentualne utrudnienia mogą wystąpić w początkowej fazie używania platformy kiedy zdecydowanie duża grupa przedsiębiorców będzie chciała w tym samym czasie zgłosić Swoich pracowników. Prawidłowe działanie systemu z pewnością ułatwi pracę przedsiębiorcom oraz operatorom. Patrząc na platformę wszystko mamy w jednym miejscu. Twórcy zapewniają, że będzie można na nim powielać, duplikować, i importować pliki z danymi, co na pewno przyspieszy administracyjną pracę w przedsiębiorstwach. Żeby tego było mało system ma zapewnić komunikację ze służbami kontrolnymi w ramach działań kontrolnych poprzez chat w języku przewoźnika. Jednym z zadań platformy jest funkcja, która w sposób automatyczny będzie tłumaczyć dokumenty oraz tekst pisany przez przewoźnika w jego ojczystym języku na język służb kontrolnych. Nowością jest również fakt, iż w przypadku kontroli wysyłanie całej dokumentacji odbywać się będzie poprzez interfejs, gdzie po zakończonej kontroli będziemy o tym poinformowani.
Pozytywnych informacji związanych z nową platformą jest zdecydowanie więcej, skupiłem się jednak nad najważniejszymi, które przygotują do pracy z platformą.
Całość działań z platformą możemy podzielić na kilka etapów. Poniżej wyjaśniam kolejno wszystkie z etapów zgodnie z wiedzą na dzień powstania artykułu. Istotny jest również fakt, iż platforma jeszcze nie jest gotowa, choć informacji o niej jest już sporo.
Etap pierwszy
to rejestracja w publicznym interfejsie połączonym z IMI: www.postingdeclaration.eu Dane do rejestracji to tożsamość przewoźnika, która minimalnie powinna zawierać
- nr. licencji wspólnotowej,
- dane osoby zarządzającej transportem,
- dane osoby kontaktowej, która będzie odpowiedzialna za ewentualne zebranie i wysłanie dokumentacji w ramach kontroli jak i komunikowanie się z inspektorami poprzez chat na platformie.
Dyrektywa Lex Specialis 2022/1057 nie zobowiązuje przedsiębiorców do obowiązku posiadania przedstawiciela w jakimkolwiek kraju UE, ale doświadczenie ostatnich lat pokazuje, że taki przedstawiciel często działa w imieniu przedsiębiorców w innych aspektach niż tylko płaca minimalna. Ten fakt powoduje, że każdy przedsiębiorca sam zadecyduje czy lepszym będzie dla Niego zostawienie czy może rezygnacja z takiego przedstawiciela.
Etap drugi
to delegowanie na platformie pracownika do kraju, w którym będzie wykonywał pracę w ramach operacji transportowych podlegających pod wynagrodzenie dla delegowanych w danym państwie. W tym celu należy podać odpowiednie informacje.
Informacje te będą do platformy wprowadzane jednorazowo, chyba, że jakieś dane będą musiały zostać uaktualnione. Można je wprowadzić ręcznie co przy kilku nawet kilkunastu kierowcach jest rozwiązaniem prawidłowym, albo przygotować odpowiedni plik wsadowy, który w przypadku kilkudziesięciu lub kilkuset kierowców jest jedynym sensownym rozwiązaniem.
Założenia dla takiego pliku, a dokładniej pól owego pliku udostępnione są poniżej,
plik powinien mieć rozszerzenie .CSV, .XLS lub .XLSX. Oczywiście poniższe pola powinny być w strukturze poziomej. Stworzenie pliku pozwoli na szybkie i sprawne wgranie wymaganych danych pracowników do systemu. Może to być kluczowe, gdyż w chwili tworzenia artykułu jest duże prawdopodobieństwo, że system ruszy tuż przed 2 lutego 2022 roku, lub nawet w tym samym dniu. Można usłyszeć opinie, że komisja UE da wszystkim przewoźnikom czas na działanie w ramach delegowania na platformie, choć nigdzie oficjalnie nie jest to potwierdzone.
W chwili, gdy kierowcy zostaną wprowadzeni do platformy, będzie można zacząć proces jakim jest delegowanie do konkretnych krajów UE. W ramach oddelegowania system pozwoli na wprowadzenie kolejnych danych – daty rozpoczęcia i zakończenia delegacji; numeru rejestracyjnego pojazdu silnikowego, którym będzie realizowane dane delegowanie oraz informacji czy świadczone usługi transportowe stanowią przewóz rzeczy, przewóz osób, przewóz międzynarodowy czy przewóz kabotażowy
Odnosząc się do powyższego, okres delegowania to zgodnie z założeniami Dyrektywy czas od 1 dnia do 6 miesięcy. W przypadku numeru pojazdu, najlepiej przygotować listę pojazdów oddzielonych przecinkiem lub średnikiem w pliku EXCEL, w celu późniejszego przypisania ich do każdego kierowcy. Taki zabieg zabezpieczy przedsiębiorcę przed ewentualnymi błędami korelacji delegowanego pracownika z pojazdem.
Delegowanie pracownika będzie każdorazowo na jeden wybrany kraj, twórcy interfejsu zapewniają, że będzie możliwość delegowania w sposób masowy do danego – jednego kraju co powoduje potrzebę powielenia operacji delegowania o wszystkie kraje UE.
Istotny jest również fakt, iż od 2 lutego 2022 roku wchodzą w życie art. 34 ust. 6 lit. f) oraz art. 34 ust. 7 Rozporządzenia (UE) nr 165/2014, gdzie zapis ma brzmienie:
Art. 34 ust. 6 lit. f)
symbole państw, w których rozpoczyna i kończy dzienny okres pracy. Na początku pierwszego postoju kierowcy w tym państwie członkowskim kierowca wprowadza również symbol państwa, do którego wjechał, po przekroczeniu granicy państwa członkowskiego. Ten pierwszy postój odbywa się w najbliższym możliwym miejscu postoju na granicy lub po jej przekroczeniu. W przypadku gdy przekraczanie granicy państwa członkowskiego odbywa się na promie lub w pociągu, kierowca wprowadza symbol państwa w porcie lub na stacji przybycia.Art. 34 ust. 7
Kierowca wprowadza w tachografie cyfrowym symbole państw, w których rozpoczyna i kończy dzienny okres pracy.
Od dnia 2 lutego 2022 r. kierowca na początku pierwszego postoju po przekroczeniu granicy państwa członkowskiego wprowadza również symbol państwa, do którego wjechał. Ten pierwszy postój odbywa się w najbliższym możliwym miejscu postoju na granicy lub po jej przekroczeniu. W przypadku gdy przekraczanie granicy państwa członkowskiego odbywa się na promie lub w pociągu, kierowca wprowadza symbol państwa w porcie lub na stacji przybycia.
Państwa członkowskie mogą wymagać od kierowców pojazdów używanych w działalności transportowej prowadzonej na ich terytorium dodatkowych, bardziej szczegółowych niż symbol państwa, danych geograficznych, pod warunkiem że te państwa członkowskie powiadomiły Komisję o wymogach dotyczących szczegółowych danych geograficznych przed dniem 1 kwietnia 1998 r.
Kierowcy nie muszą wprowadzać informacji, o których mowa w akapicie pierwszym, jeśli tachograf rejestruje automatycznie dane dotyczące lokalizacji zgodnie z art. 8.
Zgodnie z Dyrektywą w samochodzie kierowca będzie zobligowany do posiadania następujących danych (dokumentów):
- kopia zgłoszenia delegowania na platformie, może to być wersja papierowa lub elektroniczna, obie z kodem QR potrzebnym do identyfikacji zgłoszenia w trakcie kontroli na drodze przez odpowiednie ograny kontrolne.
- dowód potwierdzający wykonywanie przewozu np. e-CMR, CMR, faktury itp.
- zapisy tachografu, a w szczególności symbole państw członkowskich w których kierowca przebywał podczas wykonywania międzynarodowego przewozu. Fakt ten powoduje, że istotne będzie prawidłowe operowanie tachografem, aby kontrola zakończyła się w większości przypadków na drodze i nie miała swojego dalszego przebiegu.
Poniżej kilka informacji, które z punktu widzenia platformy ale również późniejszego procesu rozliczania płacy minimalnej są istotne:
- osoba kontaktowa – czy będzie to właściciel, osoba posiadająca certyfikat kompetencji zawodowej, czy pracownik dedykowany do tych zadań?
- „zaznaczanie” operacji transportowych w ramach delegowania. To nie jest temat tego artykułu ale po krótce wyjaśnię zagadnienie (…)
O pracowniku delegowanym zgodnie z Dyrektywą mowa jest tylko w przypadku pewnych działań w ramach transportu międzynarodowego:
- Delegowanie występuje w przypadkach: kabotażu; cross-trade; transporcie kombinowanym, gdzie odcinek drogowy jest na terenie kraju przyjmującego,
- brak delegowania występuje w przypadkach: Tranzycie; Operacjach bilateralnych; Doładunek i/lub rozładunek w ramach operacji bilateralnej (1 plus 1). Jeśli brak operacji cross trade w drodze z kraju siedziby wówczas 2 operacje (doładunku i/ lub rozładunku) w ramach operacji bilateralnej w drodze powrotnej do kraju siedziby (O plus 2); transporcie kombinowanym, gdzie odcinek drogowy jest operacją bilateralną.
(…) co oznacza, że docelowo należy wyznaczyć osobę lub osoby, które odpowiednio oznaczą odcinki w danym przewozie podlegające pod płacę minimalną zgodnie z wytycznymi.
- Dobrą praktyką może się okazać wdrożenie w przedsiębiorstwie wytycznych co do okresu delegowania dla nowo zatrudnionych pracowników na platformie. W taki sposób, aby wszystkim okres delegowania kończył się w tym samym czasie. Pozwoli to przeprowadzić proces ponownego delegowania sprawniej i szybciej.
- pojazdy – przygotowanie odpowiedniego pliku z danymi o pojazdach oraz jego aktualizacja o nowe pojazdy jak i zmiany w dotychczasowych numerach. Pozwoli to wyeliminować ewentualne błędy zwłaszcza w przedsiębiorstwach cechujących się dużą flotą pojazdów.
Poniżej w sposób obrazowy przygotowanie oraz przebieg samej kontroli „na drodze” wraz z możliwymi wariantami
W przypadku pytań lub poszerzenia wiedzy o aspekty, które nie zostały ujęte w artykule, zapraszam do kontaktu.
Jarosław Bokiewicz
