Prowadzenie firmy w Polsce nie jest wcale łatwym zadaniem. Dodatkowo nieustannie mnożące się i zmieniające przepisy spędzają przedsiębiorcom sen z powiek. Nie inaczej jest także z firmami z branży transportowej. Niezależnie jednak od wszystkich trudności branża transportowa wciąż jest najprężniej rozwijającym się sektorem. Sprawia to, że każdego roku wzrasta liczba zainteresowanych rozpoczęciem własnej działalności związanej z prowadzeniem firmy transportowej. Jednak przed podjęciem tak ważnej decyzji należy dokładnie zorientować się w przepisach i wymaganiach jakie stoją przed przewoźnikami drogowymi. Przedstawiamy więc przewodnik po najważniejszych zagadnieniach oraz obowiązkach przewoźników drogowych.
Specyfika otwarcie firmy transportowej
Przede wszystkim należy uświadomić sobie, że otwarcie własnej firmy jest procesem wieloetapowym. Oznacza to, że niezbędne jest odpowiednie przygotowanie się do niego. Dodatkowo otwarcie firmy transportowej rządzi się swoim prawami i jest nieco bardziej skomplikowana niż np. w przypadku działalności handlowej. Przyszły transportowiec musi nie tylko podjąć decyzję o wyborze formy prawnej czy formy opodatkowania ale również musi zdobyć odpowiednie licencje i zezwolenia wymagane przepisami.
Doskonałym sposobem na ułatwienie sobie procesu rozpoczęcia działalności związanej z prowadzeniem firmy transportowej jest skorzystanie z pomocy kancelarii prawnej specjalizującej się w prawie transportowym. Polecamy usługi naszej kancelarii na każdym etapie prowadzenia firmy transportowej. Pomagamy nie tylko w formalnościach i kwestiach prawnych na etapie otwarcia działalności, ale również na dalszych etapach, codziennej pracy.
Etap 1- wybór transportowanego tonażu
W pierwszej kolejności, jeszcze przed podjęciem jakichkolwiek działań prawnych czy urzędowych, należy zdecydować czy firma transportowa będzie wykonywała przewozy drogowe pojazdami do 3,5 tony czy też powyżej 3,5 tony. Będzie to miało znaczenie przy załatwianiu dalszych formalności. Od 2022 roku transport lekki, a więc od 2,5 tony do 3,5 tony, został objęty dość znaczącymi zmianami. Zgodnie z tymi modyfikacjami przepisów od maja 2022 roku aby móc wykonywać transport towarów na ternie Unii Europejskiej niezbędne jest legitymowanie się zezwoleniem na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego oraz licencją wspólnotową. To z kolei zwiększa koszty początkowe związane z otwarciem działalności.
Z wymienionych tu obowiązków dotyczących dodatkowych licencji zwolnieni są jednak przewoźnicy, realizujący wyłącznie krajowy transport drogowy pojazdami lub zespołami pojazdów od 2,5 tony do 3,5 tony lub też przewóz osób pojazdami o takiej samej dopuszczalnej masie całkowitej.
Etap 2- wybór formy prawnej działalności
Przyszli przedsiębiorcy w Polsce mają do wyboru kilka form prawnych dla zakładanej przez siebie działalności. Realizacja transportu drogowego może odbywać się w oparciu o spółkę prawa handlowego (osobową albo kapitałową), spółkę cywilną lub jednoosobową działalność gospodarczą, zarejestrowaną w CEIDG. Decyzja ta jest o tyle istotna, że zaważy ona na całym trybie prowadzenia i rozliczania działalności. Zadecyduje to także o ciążących na przedsiębiorcy prawach oraz przysługujących mu obowiązkach wynikających bezpośrednio z obowiązujących przepisów prawa. Jednocześnie decyzja ta jest wyborem bardzo indywidualnym i ciężko jest doradzać w tej kwestii nie znając indywidualnej. Warto więc skonsultować się w tej kwestii z kancelarią prawniczą, która oferuje kompleksowe doradztwo w tym zakresie. Nasza kancelaria poleca swoje usługi na każdym etapie zakładania i prowadzenia firmy transportowej, również w zakresie wyboru najdogodniejszej formy prawnej działalności.
Etap 3- wybór formy opodatkowania
Polski system podatkowy nie należy wcale do najprostszych a kolejne zmiany mogą jedynie komplikować sytuację przyszłych przedsiębiorców, którzy stoją przed wyborem formy opodatkowania. W tej kwestii do wyboru są trzy możliwości.
Pierwszą z opcji jest skala podatkowa, czyli opodatkowanie na zasadach ogólnych. Uwzględnia ono stawkę podatku uzależnioną od dochodów. Jest to podatek na poziomie 12% dla dochodów do 120 tys. zł lub 32% w przypadku wyższych dochodów. W przypadku skali podatkowej przedsiębiorca ma możliwość odliczenia od przychodów kosztów uzyskania przychodu a także uwzględniania kwoty wolnej od podatku oraz kwoty zmniejszającej podatek. Przedsiębiorcy korzystający z podatków na zasadach ogólnych opłacają składkę zdrowotną w wysokości 9% dochodu. Niestety od 2022 roku nie ma już możliwości dokonywania odliczenia tej składki zdrowotnej od podatku.
Inną możliwą formą opodatkowania dla osób prowadzących firmę transportową jest podatek liniowy. Zakłada on stałą stawkę podatku na poziomie 19%, niezależnie od uzyskanych dochodów. Składka zdrowotna przedsiębiorcy na podatku liniowym wynosi 4,9% dochodu. Składka zdrowotna może zostać odliczona jedynie częściowo w kwocie nie większej niż 10 200 zł. W podatku liniowym nie ma jednak możliwości stosowania kwoty wolnej od podatku.
Ostatnią z opcji wyboru formy opodatkowania jest ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Dla firm transportowych podatek ryczałtowy ma stawkę 5,5% lub 8,5%. Przychody zostają opodatkowane, jednak bez możliwości odliczania od nich kosztów uzyskania przychodu. Składka zdrowotna nie ma tu jednak stałego poziomu, plasuje się na trzech poziomach i uzależniona jest od rocznych przychodów. Istnieje jednak możliwość odliczenia aż 50% kwoty zapłaconych w danym roku składek.
Oprócz tego dobrą wiadomością jest to, że forma opodatkowania nie jest wybierana raz na zawsze. Przedsiębiorca raz do roku ma możliwość zmiany formy opodatkowania swojej działalności. Przy wyborze warto uwzględnić nie tylko przewidywany dochód i przychód ale również cele i plany długoterminowego rozwoju.
Etap 4- wybór PKD dla firmy transportowej
Na początek wyjaśnijmy czym właściwie jest PKD. Jest to kod, określający obszar działalności firmy. W przypadku firm transportowych wydaje się to dość proste ponieważ działalność jest ściśle związana z transportem drogowym. Wskazania kodu PKD firmy jest obowiązkowe choć dokonywane głównie w celach statystycznych. Nie mniej jednak bywa, że kod PKD posiadany przez firmę decyduje o przyznaniu jej dodatkowych dotacji czy ulg na działalność. Tak było przykładowo w czasie pandemii kiedy niektóre branże zostały dotknięte przez pandemiczne obostrzenia znacznie dotkliwiej niż inne.
Firmy transportowe z reguły opierają swoją podstawową działalność o kod 49.41.Z „Transport drogowy towarów”. W tej podklasie uwzględnione zostały przewozy towarów wykonywane zróżnicowanymi środkami transportu drogowego, dostosowanymi do przewozu takich elementów jak:
- żywy inwentarz,
- dłużyce,
- towary ciężkie,
- towary zamrożone lub schłodzone,
- samochody,
- towary masowe, w tym transport cysternami mleka z gospodarstw rolnych,
- wynajem samochodów ciężarowych z kierowcą,
- transport towarów pojazdami napędzanymi siłą mięśni ludzkich lub ciągnionymi przez zwierzęta,
- odpady i materiały wtórne z wyłączeniem ich zbierania i usuwania.
Numer PKD nie ogranicza jednak przedsiębiorcy w dalszym rozwoju. Kod PKD może być zarówno zmieniany jak i rozszerzany w toku prowadzenia firmy.
Etap 5- podatek VAT
Przy zakładaniu firmy, również firmy transportowej, bardzo często pojawia się pytanie o to, że prowadzenie działalności zawsze oznacza wymóg opłacania podatku VAT. Odpowiedź na to pytanie znajdziemy w art. 113 ust. 1 ustawy o VAT. Przepis ten uwzględnia zwolnienie z podatku VAT sprzedaży dokonywanej przez podatników, których wartość sprzedaży w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyła łącznie kwoty 200 000 zł.
Warto tu jednak nadmienić jakie elementy nie wliczają się do wartości sprzedaży oprócz kwoty podatku. Jest to między innymi:
- wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów oraz wewnątrzwspólnotowa sprzedaż towarów na odległość, która nie podlega opodatkowaniu podatkiem na terytorium kraju. W tym sprzedaż na odległość towarów importowanych, która nie podlega opodatkowaniu podatkiem na terytorium kraju;
- odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług, zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3, za wyjątkiem:
- transakcji związanych z nieruchomościami,
- usług, o których mowa w art. 43 ust. 1 pkt 7, 12 i 38-41,
- usług ubezpieczeniowych.
Do wartości sprzedaży nie wliczają się te czynności o ile nie mają one charakteru transakcji pomocniczych.
- odpłatna dostawa towarów, które na podstawie przepisów o podatku dochodowym są zaliczane przez podatnika do środków trwałych i wartości niematerialnych oraz prawnych podlegających amortyzacji.
Etap 6- Wymagane zezwolenia, certyfikaty i licencje
Jak już wspomnieliśmy na wstępie, otwarcie firmy transportowej rządzi się nieco innymi prawami niż rozpoczęcie działalności innego typu. Przedsiębiorcy pragnący prowadzić własną firmę transportową muszą uzyskać odpowiednie zezwolenia, certyfikaty i licencje. Rodzaj konkretnych dokumentów wymaganych przepisami prawa uzależniony jest od skali i rodzaju świadczonych usług transportowych. Wszystkie regulacje można znaleźć w ustawie z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym. Wśród najważniejszych dokumentów znajdziemy:
- zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego- zdobycie zezwolenia jest warunkiem koniecznym do podjęcia zawodu przewoźnika drogowego. Odbywa się to na zasadach określonych w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1071/2009. Zezwolenie wydaje starosta właściwy dla siedziby przedsiębiorcy wpisanej do KRS lub jego stałego miejsca wykonywania działalności, widniejącego w CEDIG. Zezwolenie wydawane jest na czas nieokreślony. Aby zezwolenie mogło być wystawione niezbędne jest spełnienie obowiązku posiadania: rzeczywistej i stałej siedziby, dobrej reputacji, odpowiedniej zdolności finansowej, wymaganych kompetencji zawodowych. Warunki te umówimy jeszcze w kolejnych etapach. Uzyskanie zezwolenia wiąże się z kosztem 1000 zł.
- licencję wspólnotową- jest to dokument niezbędny do wykonywania drogowych przewozów międzynarodowych. Aktualnie jest ona wymagana już nie tylko od przewoźników realizujących transport ciężki, czyli powyżej 3,5 tony, ale również przewoźnicy pracujący na pojazdach o dopuszczalnej masie całkowitej pomiędzy 2,5 tony a 3,5 tony. Ułatwieniem jest jednak fakt, że licencja wspólnotowa przyznawana jest przedsiębiorcom, którzy posiadają zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika. Tym samym spełniają wszystkie wymagania określone w przepisach. Udzielaniem licencji lub ewentualną odmową udzielenia licencji wspólnotowej jest Główny Inspektor Transportu Drogowego. Licencja wydawana jest na okres 5 lat lub powyżej 5 do 10 lat. Koszt z tym związany to 4000 zł + 440 zł za każdy wypis z licencji przy licencji 5-letniej, natomiast przy licencjach na dłuższy okres – 8000 zł + 880 zł za każdy wypis z licencji.
- licencję na wykonywanie krajowego transportu drogowego w zakresie przewozu osób i pośrednictwa przy przewozie rzeczy i osób- wymogi dotyczące tych dokumentów zostały określone w art. 5b ustawy o transporcie drogowym. Poszczególne działalności, w zakresie przewozu osób i pośrednictwa przy przewozie rzeczy i osób, wymagają otrzymania odpowiedniej licencji. Licencje wydawane są na czas oznaczony, nie krótszy niż 2 lata, jednak nie dłuższy niż 50 lat, natomiast każda sprawa jest rozpatrywana indywidualnie.
- certyfikat kompetencji zawodowych- jest ostatnim z dokumentów, kluczowych do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie transportu drogowego rzeczy. Jest to dokument, którego wydanie poprzedzone jest egzaminem, mającym potwierdzić wiedzę i kwalifikacje niezbędne do wykonywania transportu. W przypadku przedsiębiorstw zarządzanych przez więcej niż jedną osobę, certyfikatem może legitymować się jedna z nich. Egzaminy przeprowadzane są przez komisje przy Instytucie Transportu Samochodowego (ITS) w Warszawie. Uzyskanie certyfikatu wiąże się z opłatą 500 zł za egzamin i 300 zł za wydanie certyfikatu.
Etap 7- Potwierdzenie posiadania odpowiedniej zdolności finansowej
Wspomnieliśmy już, że uzyskanie odpowiednich zezwoleń i licencji pozwalających prowadzić działalność jako przewoźnik drogowy wiąże się m.in. z koniecznością potwierdzenia posiadania odpowiedniej zdolności finansowej. Dotyczy to zarówno realizacji przewozów krajowych jak i międzynarodowych. Jaka suma stanowi odpowiednie zabezpieczenie? W przypadku przedsiębiorców, wykonujących transport pojazdami powyżej 3,5 tony, co roku, powinni wykazywać fakt dysponowania kapitałem i rezerwami w łącznej wysokości nie mniejszej niż:
- 9 000 EUR na pierwszy wykorzystywany pojazd,
- 5 000 EUR na każdy dodatkowy wykorzystywany pojazd lub zespół pojazdów, o DMC większej niż 3,5 tony,
- 900 EUR na każdy dodatkowy wykorzystywany pojazd lub zespół pojazdów, których DMC przekracza 2,5 tony, ale nie przekracza 3,5 tony.
Nieco niższe kwoty obowiązują przedsiębiorców w transporcie lekkim, czyli do 3,5 tony. Tutaj na pierwszy pojazd wymagany jest kapitał 1 800 EUR, natomiast na każdy kolejny- 900 EUR.
Dodatkowe wymogi finansowe muszą także spełnić przewoźnicy pragnący uzyskać licencję na wykonywanie krajowego transportu drogowego w zakresie pośrednictwa przy przewozie rzeczy i osób. Dla przewozu rzeczy wymagane jest zabezpieczenie w kwocie 50 000 EUR, natomiast w przewozie osób jest to kwota 5 000 zł.
Etap 8- Posiadanie odpowiedniej bazy eksploatacyjnej
Działalność transportowa nie może powstać bez odpowiedniej bazy eksploatacyjnej. Zgodnie z przepisami jako bazę eksploatacyjną rozumie się “miejsce będące w dyspozycji przedsiębiorcy, przystosowane do prowadzenia działalności transportowej w sposób zorganizowany i ciągły”. Aby dane miejsce mogło zostać uznane za bazę eksploatacyjną w jego skład musi wchodzić przynajmniej jeden z elementów jakimi są:
- miejsce załadunku, rozładunku lub łączenia ładunków,
- miejsce postojowe dla pojazdów wykorzystywanych w transporcie drogowym,
- miejsce konserwacji lub naprawy pojazdów.
Warto też odwołać się do przepisów rozporządzenia (WE) nr 561/2006, które mówi o tym, że bazą eksploatacyjną jest także centrum operacyjne pracodawcy.
Przedsiębiorca powinien także pamiętać o tym by baza eksploatacyjna była dostosowana do skali jego działalności. Innymi słowy powinieneś zadbać o miejsca postojowe dla posiadanych pojazdów, realizujących transport drogowy. Zgodnie z przepisami liczba miejsc postojowych musi odpowiadać co najmniej ⅓ liczbie pojazdów zgłoszonych do działalności.
Etap 9- Wymóg dobrej reputacji
Wymóg dobrej reputacji jest elementem niezbędnym i wymaganym lub na poziomie wydawania zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego. Wspomnieliśmy też o tym w etapie 6. Wymóg ten będzie weryfikowany przez organ wydający zezwolenie na prowadzenie tego typu, specyficznej działalności.
Kiedy można uznać wymóg dobrej reputacji za spełniony? Wtedy gdy przedsiębiorca nie był skazany za określone w przepisach przestępstwa umyślne. Zaliczają się do nich przestępstwa m.in. z Kodeksu karnego, Kodeksu spółek handlowych, Prawa upadłościowego czy Kodeksu karnego skarbowego. Dodatkowo ważną informacją dla przewoźników jest fakt, że wymóg dobrej opinii musi być spełniony nie tylko w momencie rozpoczynania działalności transportowej ale także przez cały okres jej prowadzenia.
Choć formalności wynikające z rozpoczęcia działalności jako przewoźnik wydają się być niezliczone to jednak dzięki kompletnej i rzetelnej informacji świadczonej przez kancelarie prawne pomagają przez nie przebrnąć. Warto wybierać kancelarie specjalizujące się w prawie transportowym, takie jak nasza. Mamy także nadzieję, że powyższy przewoźnik pozwoli nieco rozjaśnić zagmatwane sprawy formalne.
